Blauwdruk personeelshandboek

Iedere boekhandel met personeel in dienst zou vanuit het oogpunt van professioneel ondernemerschap een personeelshandboek samen kunnen stellen.

Het is de bedoeling dat ieder (nieuw) personeelslid een exemplaar ter beschikking gesteld krijgt. Boek & Bedrijf presenteert hier een overzicht van de ingrediënten die in een personeelshandboek kunnen worden opgenomen. De specifieke invulling hangt uiteraard af van bijvoorbeeld de schaalgrootte van een boekhandel.

Inhoudsopgave

Voorwoord

Algemeen

Ontstaansgeschiedenis boekhandel;
De missie van de boekhandel;
Relatie met het Boekenvak (facultatief).

De winkelvloer

Inrichting;
Assortiment (Bij ieder onderdeel een korte tekst over achtergrond, specifieke assortimentsonderdelen en bijbehorende inkoopafspraken; aanbieding, nabestellen voorraadbeheer e.d.);
Nederlandse boeken (vaste boekenprijs melden);
Buitenlandse boeken;
Aanbiedingsboeken/ramsj;
Multimedia (CD/DVD/games);
Kranten en Tijdschriften;
Kantoorartikelen;
Wenskaarten;
Overig assortiment;
Openingstijden;
Speciale afwijkende openingstijden (december, Koninginnedag etc.);
Communicatie (Telefoon, fax, e-mail onderling - manieren, omgang op drukke momenten e.d -, interne post, doorleveren van en naar filia(a)l(en);
Internet URL’s website(s) en omgang daarmee.

Klanten

Inleiding (klantomgang in algemene zin);
Bestelservice (afhandeling klantbestellingen incl. internet);
Klachten en lastige klanten;
Diefstal (onderverdelen in algemeen en winkeldiefstal door klanten, verwijzen naar onderdeel diefstal personeel en consequenties).

Geldbehandeling en kassa

Inleiding;
Kassasysteem;
Algemeen bij aanname geld (wisselgeldprotocol, ultraviolet controle e.d.);
Elektronisch betalen (omgang met Pinbetaling, creditcard en chip);
Boekenbonnen en andere cadeaubonnen;
Tegoedbonnen (indien relevant);
Kortingsbonnen bij actieprijzen uitgevers;
Retourboekingen (ruilen) en foutaanslagen;
BTW-bonnen;
Kopen op rekening;
Betalingen uit de kassa;
Personeel en kassa (omgang bij kortingverstrekking, bon personeelsaankoop, pinnen door personeel om geld te verkrijgen e.d.).

Personeel

Huisregels (heldere lijst puntsgewijs, ook aandacht voor diefstal personeel);
Bedrijfsregelingen;
Regeling personeelsaankopen en lenen (Werkwijze lenen/kopen; 1.regels contant betalen in boekhandel; 2. regels personeelsaankopen op rekening);
Regeling Kinderopvang;
Regeling Ouderschapsverlof;
Regeling kilometervergoeding zakelijk verkeer;
Regeling reiskosten woon-werkverkeer;
Regeling studiekosten;
Regeling vergoeding EHBO-cursus;
Regeling maaltijdvergoeding;
Regeling jubilea;
Regeling m.b.t. personeelsattenties;
Regeling ontvangen cadeaus;
Kopiëren;
Regeling verzekering voor inzittenden van een bedrijfsauto;
Regeling collectieve ziektekostenverzekering;
Regeling declaraties en kasvoorschotten;
Arbeidsovereenkomst;
Model arbeidsovereenkomst;
Arbeidsovereenkomst oproep-, vakantie- en hulpkrachten;
Proeftijd;
Opzeggen van de arbeidsovereenkomst;
Geheimhoudingsplicht;
Introductie nieuwe medewerkers;
Arbeidsvoorwaarden;
CAO arbeidsvoorwaardenregime.

"Bij boekhandel x geldt de Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO) voor de Boekhandel. In deze CAO zijn alle rechten en plichten van de werknemer en werkgever opgenomen en alle overige belangrijke zaken voor het uitoefenen van een functie in deze branche. De belangrijkste zaken staan ook opgenomen in dit personeelshandboek. Voor aanvullende informatie omtrent een bepaald onderwerp dien je te informeren bij de directie."

Roosters;
Urenregistratie;
Te laat komen / onwettig verzuim;
Functies en functiewaardering.

Hier kunnen de diverse functies worden opgesomd met de bijbehorende salarisschalen, maar dat kan ook apart als bijlage of centraal ter inzage, hoeft niet per se in personeelshandboek.

Beloning;
Salarisregelingen boekhandel;
Vakantiegeld;
Overwerk;
Verlofregelingen & vakantierechten;
Pensioen;
Informatie over pensioenen bij boekhandel;
Regeling Prepensioen;
Ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid, overlijden;
Procedures ziek- en herstelmeldingen.

"De procedures bij ziek- en herstelmelding werken als volgt:"

Ziekmelding;
Herstelmelding;
Controlevoorschriften;
Contact tijdens de ziekteperiode;
Bedrijfsongeval;
Ziekte tijdens vakantie;
Wachtdagen;
Ziekteverzuim oproepkrachten;
Regeling in geval van arbeidsongeschiktheid;
Overlijden, evt. regeling overlijdensverzekering;
Arbodienst.

"Y is de arbodienst van boekhandel x. Boekhandel x streeft ernaar om te voldoen aan de arbo-normen. Heb je het gevoel dat we aan een bepaalde norm niet voldoen, meld dit dan bij de directie. Meer informatie is te verkrijgen via www.arbo.nl."

Functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek en loopbaangesprek;
Ontslag;
Ontslaggesprek.

Een ontslaggesprek kan uit twee vormen bestaan, te weten; de werknemer neemt ontslag of de werknemer krijgt ontslag.

Het belangrijkste wat je als werknemer moet weten over soorten ontslag zijn de volgende:
Ontslag in de proeftijd, de werkgever mag een werknemer ‘ontslaan’ door het arbeidscontract tijdens de proeftijd stop te zetten c.q. ontslag op staande voet.

"Bij boekhandel x geldt ontslag op staande voet in geval van:"

Diefstal (toelichting);
.....
Procedure bij ‘ontslag krijgen’.

In geval wanneer tussen de werkgever en werknemer geen overeenstemming is bereikt over de reden van ontslag dient er inhoudelijk geprocedeerd te worden. Dit geschiedt door een kantonrechter.

Bedrijfshulpverlening;
Werving & Selectie;
Overige aandachtpunten personeel;
Melding (wijziging) persoonsgegevens;
Wet Bescherming Persoonsgegevens.

"Boekhandel x neemt conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens strikte geheimhouding in acht. De bij indiensttreding verstrekte gegevens zullen in het personeelsbestand worden opgenomen en bijgewerkt worden in geval er wijzigingen optreden."

Regeling stagiaires / vrijwilligers;
Stageovereenkomst.

Procedures

Procedures zijn bedoeld om puntsgewijs en toegankelijk op een rij te zetten wat procedures zijn binnen de betreffende boekhandel. Het gaat daarbij om hoe te handelen bij agressie, seksuele intimidatie, klantbehandeling, diefstal (klanten en collega’s), overval, inbraak, brand, alarm, postafhandeling, etc.

Bijlagen

Afdelingen plus namen (alleen bij grotere boekhandels);
Telefoonlijst/e-maillijst;
Organogram(men);
Facultatief info over functioneringsgesprekken e.d., formulieren, voorbeeld arbeidsovereenkomst etc.